Privatlivs- og cookiepolitik
Senest opdateret: [UDFYLDES: dato]
Denne politik fortæller, hvordan Incentro ApS behandler personoplysninger om dig, når du besøger incentro.dk, kontakter os, eller er kunde hos os i forbindelse med pensionsrådgivning.
1. Dataansvarlig
Incentro ApS, CVR 42 04 15 72, [UDFYLDES: bekræftet adresse. Hjemmesiden viser Nordmarksvænget 7, 5471 Søndersø; CVR-registret viser Ny Adelgade 37, 5610 Assens], er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
Kontakt: [email protected], telefon 40 70 91 77.
[UDFYLDES: Incentro har / har ikke en databeskyttelsesrådgiver; fjern linjen, hvis ikke]
2. Hvad vi behandler, hvorfor, og på hvilket grundlag
| Formål | Oplysninger | Retsgrundlag |
|---|---|---|
| Besvare henvendelser via kontaktformularen, e-mail eller telefon | Navn, e-mail, telefonnummer og indholdet af din besked | Artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at besvare dig). Hvis henvendelsen sigter mod at indgå en aftale: litra b. |
| Booke og afholde møder | Navn, kontaktoplysninger, mødetidspunkt og emne | Artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale eller forberedelse af en aftale) |
| Pensionsrådgivning til kunder: identifikation og rådgivning | Navn, adresse, fødselsdato, e-mail, telefonnummer og CPR-nummer, når det er nødvendigt for entydigt at identificere dig og for at kunne indhente og afstemme dine pensionsoplysninger | Artikel 6, stk. 1, litra b og c. CPR-nummer behandles efter databeskyttelsesloven § 11 [UDFYLDES: jurist bekræfter § 11-grundlag, fx stk. 2, nr. 1 (lovkrav) eller nr. 4 (samtykke)]. |
| Pensionsrådgivning til kunder: indhentning og gennemgang af pensions- og økonomiske oplysninger | Oplysninger om dine pensionsordninger, forsikringer og økonomiske forhold, som du selv har givet samtykke til, at vi indhenter via vores samarbejdspartner Pensure | Artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), og litra b. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. |
| Underskrift af dokumenter (samtykke, fuldmagt, rådgivningsdokumenter) | Navn, kontaktoplysninger, de underskrevne dokumenter og tidspunkt og metode for underskriften (herunder MitID-identifikation) | Artikel 6, stk. 1, litra b og c |
| Kommunikation med kunder pr. e-mail og SMS | Kontaktoplysninger, indholdet af beskeder og leveringsstatus | Artikel 6, stk. 1, litra b og f |
| Opfylde lovkrav, fx regler for forsikringsformidling, hvidvask, bogføring og dokumentation af rådgivning | De oplysninger, loven kræver, at vi opbevarer | Artikel 6, stk. 1, litra c [UDFYLDES: jurist angiver konkrete love, fx forsikringsformidlingsloven, hvidvaskloven] |
| Opretholde og forsvare retskrav | De oplysninger, der er nødvendige i den konkrete sag | Artikel 6, stk. 1, litra f |
| Statistik over brugen af hjemmesiden (Google Analytics 4) | Pseudonyme besøgsdata: sider du besøger, tidspunkt, enhed, browser, omtrentlig placering og en tilfældig cookie-id. IP-adressen anonymiseres. | Artikel 6, stk. 1, litra a (dit samtykke via cookiebanneret). Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage. |
Hvis dine oplysninger afslører helbredsforhold (fx i forbindelse med sundhedsforsikring), behandler vi dem kun, når du har givet udtrykkeligt samtykke (artikel 9, stk. 2, litra a), eller når det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. [UDFYLDES: Incentro bekræfter, om helbredsoplysninger behandles]
3. Hvor oplysningerne kommer fra
Det meste får vi direkte fra dig. Som pensionskunde kan vi også få dine oplysninger fra Din Familiejurist ApS, som formidler kontakten til os, og fra Pensure, når du har givet samtykke til, at dine pensionsoplysninger indhentes. [UDFYLDES: Incentro bekræfter øvrige kilder, fx pensionsselskaber og CPR-registret]
4. Hvem vi videregiver oplysninger til
Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt. Modtagerne er:
| Modtager | Rolle og formål |
|---|---|
| Din Familiejurist ApS (CVR 40165509) | Samarbejdspartner, der formidler kunder til os og driver de IT-systemer, vi bruger til rådgivning, samtykke og kommunikation. [UDFYLDES: databehandler eller selvstændig/fælles dataansvarlig? Aftale skal være på plads] |
| Salesforce | Kundesystem. [UDFYLDES: rolle, databehandleraftale og datacenterlokation] |
| Google Workspace og Google Analytics (Google Ireland Ltd.) | E-mail, kalender og dokumenter (Google Workspace) samt statistik over brugen af hjemmesiden (Google Analytics 4, kun efter dit samtykke) (databehandler) |
| Microsoft 365 | E-mail hos Incentro indtil flytning er gennemført (databehandler). [UDFYLDES: fjern rækken, når e-mail er flyttet] |
| Cloudflare, Inc. | Hosting af hjemmesiden og af de tekniske tjenester, der bruges i samtykkeforløbet (databehandler) |
| FormSubmit | Videresender beskeder fra kontaktformularen til vores e-mail. [UDFYLDES: FormSubmit er en USA-baseret tjeneste; rolle og aftale afklares, evt. udskiftes] |
| Pensure | Indhenter dine pensionsoplysninger efter dit samtykke og sender dem til os. [UDFYLDES: Pensures rolle (databehandler eller selvstændig dataansvarlig) og aftale] |
| Idura (MitID-identifikation) | Leverandør af MitID-login og elektronisk underskrift. [UDFYLDES: Iduras rolle og aftale] |
| Quill (elektronisk signering) | Udsendelse og opbevaring af dokumenter til underskrift. [UDFYLDES: rolle, aftale og lokation] |
| SMS- og e-mailudbydere | Afsendelse af SMS og e-mail til dig. [UDFYLDES: navngiv udbydere] |
| DPM-Gruppen | Fælles administration. [UDFYLDES: bekræft om DPM-Gruppen behandler kundedata, og i hvilken rolle; fjern ellers rækken] |
| Forsikrings- og pensionsselskaber | Når du beder os om at indhente tilbud eller oprette, ændre eller opsige en ordning. Selskabet er selv dataansvarlig for sin behandling. |
| Myndigheder, revisor og rådgivere | Når loven kræver det, eller det er nødvendigt for at håndtere et retskrav |
Vi sælger ikke dine oplysninger og bruger dem ikke til markedsføring eller profilering.
5. Overførsel til lande uden for EU/EØS
Nogle af vores leverandører (fx Google, Salesforce, Cloudflare og Microsoft) kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, herunder i USA. Overførslen sker kun på et gyldigt grundlag, fx EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework (for certificerede leverandører) eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. [UDFYLDES: jurist bekræfter overførselsgrundlag for hver leverandør] Du kan få en kopi af garantierne ved at kontakte os.
6. Hvor længe vi opbevarer oplysningerne
| Oplysninger | Opbevaring |
|---|---|
| Henvendelser via kontaktformular og e-mail, hvor der ikke opstår et kundeforhold | [UDFYLDES: fx 12 måneder] |
| Kundeoplysninger, rådgivning og underskrevne dokumenter | [UDFYLDES: periode efter forsikringsformidlingsloven og Incentros sletterutine] |
| Regnskabsmateriale | 5 år efter udgangen af regnskabsåret (bogføringsloven) |
| Samtykker og dokumentation for dem | [UDFYLDES: periode] |
| Oplysninger i backup og logfiler | [UDFYLDES: periode] |
7. Dine rettigheder
Du har ret til:
- at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og få en kopi;
- at få urigtige oplysninger rettet;
- at få oplysninger slettet, når der ikke længere er grundlag for at opbevare dem;
- at få behandlingen begrænset;
- at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse;
- at få oplysninger, du selv har givet os, udleveret i et almindeligt format (dataportabilitet), når behandlingen bygger på samtykke eller aftale;
- at trække et samtykke tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før.
Kontakt os på [email protected], hvis du vil bruge dine rettigheder. Vi svarer senest inden en måned. Rettighederne er ikke absolutte og kan være begrænset af lovgivningen.
Du er ikke forpligtet til at give os oplysninger, men uden dem kan vi ikke besvare din henvendelse eller rådgive dig. Vi bruger ikke automatiske afgørelser, herunder profilering, der har retsvirkning for dig.
8. Klage
Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, [email protected], www.datatilsynet.dk. Kontakt os gerne først, så vi kan rette op.
9. Sikkerhed
Vi beskytter oplysningerne med adgangsstyring, krypteret forbindelse (HTTPS) og aftaler med vores leverandører. [UDFYLDES: Incentro tilføjer evt. øvrige tekniske og organisatoriske foranstaltninger]
10. Cookies og indlejret kort
Hjemmesiden sætter selv kun de cookies og lagrede oplysninger, der er nødvendige for at den fungerer, herunder at huske dit valg i cookiebanneret (gemmes lokalt i din browser). Nødvendige cookies kræver ikke samtykke.
Statistik (Google Analytics 4): Vi bruger Google Analytics 4 fra Google Ireland Ltd. til at forstå, hvordan hjemmesiden bruges. Statistikcookies sættes kun, hvis du siger ja i cookiebanneret. Siger du nej, eller har du ikke valgt, sættes der ingen statistikcookies, og Google får ikke adgang til at læse eller gemme cookies i din browser til statistik. Google Analytics-scriptet indlæses dog i et begrænset «samtykke afvist»-tilstand (Google Consent Mode), hvor der kan sendes anonyme målinger uden cookies til Google. IP-adressen anonymiseres. Vi bruger ikke oplysningerne til markedsføring eller annoncer. [UDFYLDES: bekræft i GA4-kontoen, at datadeling med Google, annoncefunktioner og Google Signals er slået fra, og angiv opbevaringsperiode for brugerdata]
| Cookie | Formål | Levetid |
|---|---|---|
_ga | Skelner mellem besøgende ved hjælp af et tilfældigt id (Google Analytics) | 2 år |
_ga_<id> | Gemmer sessionstilstand (Google Analytics 4). <id> er vores målings-id uden «G-». | 2 år |
Levetiderne er dem, Google angiver i sin dokumentation. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via Cookieindstillinger nederst på siden. Sletter du cookies i din browser, bliver du spurgt igen.
Siden indlæser skrifttyper fra Google Fonts. Skrifttyperne hentes fra Googles servere, og Google kan derfor modtage din IP-adresse og oplysninger om din browser. [UDFYLDES: behold Google Fonts, eller host skrifttyperne selv så Google ikke kontaktes]
Kort på forsiden: Kortet fra Google Maps indlæses først, når du trykker på «Vis kort». Indtil da kontakter din browser ikke Google om kortet. Når du trykker, accepterer du, at Google modtager din IP-adresse og kan sætte cookies og læse oplysninger i din browser efter Googles privatlivspolitik. Du kan i stedet åbne adressen via linket under knappen. Vi gemmer ikke dit valg, så du bliver spurgt igen ved næste besøg.
Når du sender kontaktformularen, sendes beskeden via FormSubmit til vores e-mail. Formularen sætter ikke cookies.
Hvis vi senere tager andre ikke-nødvendige cookies i brug, indhenter vi dit samtykke først og opdaterer denne politik.
11. Ændringer
Vi opdaterer politikken, når vores behandling ændres. Datoen øverst viser seneste ændring.